비서실무론

-목차-

1장 호감 받는 비서의 자질

1. 직장의 의의

1) 직업의 의의
2) 직업의 어의
3) 직업의 발생과 변천과정
4) 시대별 직업관의 변천
5) 올바른 직업관
6) 직업관과 인간

2. 직장인으로서의 태도

1) 책임을 다할 수 있는 직업인이 되기 위해서
2) 학생으로부터 직장인으로의 태도와 생각의 교체
3) 직장생활의 첫 출발
4) 업무지도를 받는 태도

3. 비서의 역할과 업무추진방법에 대한 이해

1) 비서의 역할과 상사에게 미치는 영향의 이해
2) 비서가 갖추어야 할 마음의 자세
3) 비서의 지혜로운 동작
4) 비서가 되려면 조화(Symphonic), 사회에 맞는 양질인간(Good quality)이 되어야 한다.
5) 대화법

2장 직장에서 해야할 일

1. 인상의 에티켓(etiquette)

1) 인사의 방법
2) 출근 시의 에티켓
3) 근무 중의 에티켓
4) 퇴근 시의 에티켓

2. 신임 받는 비서

1) 좋은 인상을 주는 요소
2) 정확한 업무처리
3) 정확한 전달
4) 민첩한 행동
5) 믿고 맡길 수 있는 비서의 네 가지 조건: 4H

3. 효율적인 일 처리

1) 계획(plan)
2) 실행(do)
3) 검토(check)

4. 전화의 응대법

1) 전화의 기본 매너(manner)
2) 전화를 걸기 전에 충분한 준비
3) 전화 거는 법과 받는 법
4) 상사에게 전화를 인계해 줄 때
5) 상대를 기다리게 할 경우
6) 상사가 회의중일 경우
7) 면담중일 때의 전화응대
8) 상사가 부재중일 경우
9) 전언(message)의 요령
10) 전화대화에서 동의를 표하는 방법
11) 전화내용 확인방법
12) 통화중 상대방이 감정적으로 나올 경우
13) 상대방의 말을 잘 이해할 수 없을 경우
14) 전화가 잘못 걸려 왔을 경우
15) 회사나 사원의 업무내용에 대하여 문의가 있을 경우
16) 전화를 끊을 때의 예의
17) 전화의 능숙한 이용에 필요한 사항

5. 손님 접대 시 기본 예절

1) 일정표 체크(check)
2) 응접실재점검
3) 손님을 접대하는 방법
4) 안내하는 방법
5) 면담 중에 생각해야 할 점
6) 손님을 배웅하는 방법
7) 응접실의 뒤처리
8) 손님이 여러 명일 경우

6. 주의를 받을 때의 태도

1) 착오와 실수를 알았을 때
2) 주의를 들을 때

7. 지시나 명령을 받는 방법

1) 상사가 부를 때
2) 지시나 명령을 듣는 자세
3) 메모 습관
4) 지시?명령의 요점복창
5) 질문이나 좋은 의견이 있을 때
6) 지시나 명령을 실행할 수 없을 때
7) 상사 이외의 윗사람으로부터 지시를 받는 경우

3장 상사의 보좌역할

1. 상사출근시의 보좌

1) 상사의 용이한 업무수행을 위한 사무실정리
2) 우편물의 분류?정리
2. 상사퇴근시의 보좌
1) 승용차 준비
2) 다음날 일정의 확인
3) 중요서류의 보관
4) 배웅

3. 상사의 출장업무보좌

1) 일정표 확인
2) 일정표 작성
3) 일정표 작성 시 주의사항
4) 차표예매
5) 숙박업소 예약
6) 휴대품 준비
7) 출장전의 사무처리
8) 출발당일에 해야 할 일
9) 상사의 출장 중 비서의 업무
10) 영접
11) 보고서의 작성
12) 여비계산

4. 예정표작성법과 관리

1) 예정표의 관리
2) 예정표의 종류
3) 예정표의 작성방법
4) 기입하는 방법
5) 상사에게 확인
6) 관계 부서에 배부
7) 예정이 변동되었을 때

5. 업무보고방식

1) 보고의 기본
2) 보고는 결론부터
3) 보고 시 주의할 점
4) 보고 완료 시

4장 회의준비의 보좌

1. 회의의 목적

1) 회의의 의의
2) 회의의 원칙
3) 회의와 비서의 역할
4) 회의의 종류

2. 회의준비와 뒤처리

1) 회의전의 준비
2) 회의중의 할 일

3. 회의자료 작성

1) 회의예정에 대한 연락을 받으면
2) 의제를 담당 부서에 확인
3) 회의예정표 작성
4) 회의자료는 필요한 부수만큼 복사
5) 자료는 회의 전에 관계 부서에 배포
6) 자료는 회의 수일 전에 배포
7) 회의 후의 의사록작성
8) 관계 부서에 의사록배포
9) 의사록의 보관

5장 비서의 업무 수행상 필요한 기능

1. 메모(memo)의 활용
1) 메모의 필요성
2) 메모하는 사람들의 3대 특색
3) 메모(memo)의 용도
4) 메모(memo) 기입 방법
5) 메모(memo)의 효능

2. 문서의 취급요령

1) 문서의 정의
2) 문서의 요건
3) 문서의 종류
4) 문서의 구성
5) 문서 취급요령

3. 명함정리방법

1) 명함정리요령
2) 명함정리용구
3) 명함의 분류방법
4) 명함관리방법

4. 파일링 시스템(Filing System:F.S.)

1) F.S.의 필요성
2) F.S. 대상문서
3) 보관철의 편철 요령
4) F.S.의 흐름
5) F.S.의 용구
6) F.S.의 용어
7) 분류방법의 예
8) F.S.의 주의할 점

5. 우편물 취급방법

1) 비서가 취급해야 할 우편물의 종류
2) 개봉방법과 그 후 처리요령
3) 폐기할 때
4) 답장이 필요한 우편물의 처리
5) 일정표에 기입
6) 신문 등의 스크랩(scrap)

6장 상법거래상 필요한 지식

1. 유가증권

1) 수표(check or cheque)
2. 회사에서 사용하는 인장
1) 실인(one's registered seal)
2) 인인(막도장: common seal)
3) 대표자인(representation seal)
4) 상용자인(common use seal)
5) 은행거래용 도장
6) 회사도장 취급규정

7장 비서에게 필요한 경영?법률지식

1. 회계(accounts:finance)

1) 기업회계(an enterprise accounts)
2) 회계장부와 재무제표
3) 자금관리
4) 경영분석

2. 법률

1) 회사의 설립
2) 회사의 운용
3) 총회의 종류
4) 관계법률

8장 바람직한 인간관계를 위하여

1. 인간관계론의 대두

1) 건전한 인간관계의 특성
2) 불건전한 인간관계의 예방

2. 직장의 인간관계

1) 사회성(sociality)
2) 감정(feeling)
3) 욕구(wants)

3. 업무와 인간

1) 조직체와 직장
2) 직장조직단위의 성격
3) 비공식집단(informal group)

4. 비서의 인간관계

1) 수직관계와 수평관계
2) 상사에게 호감을 받으려면
3) 선배와의 인간관계
4) 동료와의 인간관계
5) 후배와의 인간관계
6) 이성과의 인간관계
7) 직장에서의 생활방법

5. 관혼상제의 예의

1) 선물할 때의 예절
2) 병문안의 예절
3) 문상과 부의례절
4) 문상시 조문의 말을 주고받는 경우
5) 경사시 축하예절

9장 장래의 회사와 비서의 전망

1. 비즈니스 사회환경의 변화와 경영
1) 산업구조의 변화
2) 정보사회(information society)
3) 국제화의 진전
4) OA와 비서
5) 고령화 사회의 도래
6) 여자노동의 발전

2. 비서의 과제와 전망

1) 장래의 비서와 과제 -장래의 경영에 관한 이해-
2) 정보관리능력의 고도화
3) 국제화에 대한 대응능력
4) 인간이해의 중요성
5) 요구되는 비서상

부록
1. 정부공문서규정
2. 정부공문서규정시행규칙
3. 정부공문서식
4. 직인사용에 관한 규정(예시)
5. 우편물 취급규정(예시)