연회· 컨벤션 매니지먼트

-도서소개-

지난 20여년 동안 컨벤션산업은 세계적으로 많은 관심의 대상이 되었고, 특히 관광산업분야에서 가장 급성장하고 있는 산업으로 부각되고 있다. 흔히 컨벤션산업은 관광산업의 꽃이라고 일컫는다. 이 말의 함축된 의미는 컨벤션산업이 관광산업의 일부라는 개념에서 나온 말로서 국제회의 참가자가 지출하는 직접소비액이 일반관광객보다 높을 뿐만 아니라 식음료 공급업체, 수송업체, 통․번역업체, 인쇄업체, 전시업체와 같은 다른 관련업체에 미치는 간접적 지출이 재생산을 유발하면서 지역경제 활성화에 기여하므로 컨벤션산업에서 가장 왕성하고 성장 지향적인 고부가가치산업으로 간주되고 있기 때문이다.

컨벤션산업은 뉴밀레니엄 시대의 국가 산업적 측면에서도 매우 중요한 분야이다. 컨벤션 산업은 1차적으로는 컨벤션 센터의 운영과 관련된 설비 및 서비스 관련 산업, 전시관련 산업을 지칭하나, 연회 등과 같은 다양한 연관 산업 효과를 가지고 있어 경제적 파급효과가 매우 높은 산업이다. 또한 새로운 형태의 세계질서는 각종 국제회의 및 연회행사를 통한 인적, 물적 교류를 활발히 진행시키게 될 것이다. 우리나라 호텔들도 80년 이후, 점차 블록화 되어가고 있는 세계 경제 속에서 경제성장과 정보 교류를 유지하기 위한 여러 가지 행사를 유치하고, 개인의 사회문화활동에 참여하는 기회가 많아짐에 따라 증가하는 연회 및 회의수요를 충족시키기 위해 연회장 및 회의장의 시설확충에 앞장서고 있다. 이와 같이 연회시장은 그 잠재력이 무궁무진하므로 이 부문에 대한 개발 여하에 따라 수준 높은 연회행사를 유치할 수 있으며, 이를 통한 호텔 매출 증진을 꾀할 수 있다. 이를 위하여 연회부문에 대한 철저한 분석과 그 분석을 토대로 효율적인 연회 운영방안을 개발하는데 보다 전력해야 하리라고 본다. 그리고 연회상품도 판매경쟁이 심화되어 가고 있으며, 호텔기업이 생존하기 위해서는 고객이 요구하는 수준의 서비스와 식음료 질의 한계를 뛰어 넘어 고정된 시설과 공간을 어떻게 연출하여 경쟁우위를 확보할 것인가에 대해서도 꾸준히 연구개발해야 될 것이다.

이러한 연회․컨벤션 분야에서는 인적판매와 PR(public relation)의 활용도가 높기 때문에 가장 효과적인 촉진 수단은 인적 판매이며, 필연적으로 기업은 다른 무엇보다도 우수한 인력양성에 심혈을 기울여야 한다. 이와 관련하여 많은 학자들은 고객에게 서비스 상품을 제공하는 종사원 역할의 중요성을 강조하고 있다.

선진국가의 체계적인 국제회의산업의 조직구조에 비해 아직까지 제자리를 찾지 못하고 있는 국내 국제회의산업의 실정에서 필요한 전문 인력 수요를 정확히 예측하기는 어려우나, 국제회의 전문시설의 건립 증가, 정부와 지방자치단체의 국제회의 산업 육성의지 등을 감안할 때 컨벤션 산업의 전문 인력 양성은 매우 시급한 문제라 할 수 있다. 따라서 본서는 연회․컨벤션사업에 대한 지식과 기술을 습득하고 상품개발에 대한 전문지식, 컨벤션과 연회 개최, 진행을 위한 기획과 전시 및 이벤트분야에서 핵심적 역할을 수행할 인재를 양성하기 위하여 이 분야 종사지망자 및 전공 대학(원)생들에게 올바른 이해를 갖도록 하는데 중점을 두었다. 이 책을 통해서 컨벤션과 연회관리에 대한 기본적인 개념을 이해하고 습득할 수 있기를 기대한다.

-목차-

PART 1 컨벤션 관리




Chapter 1 컨벤션과 컨벤션 산업 … 2

제1절 컨벤션의 이해 … 2

1. 컨벤션의 개념 2

2. 컨벤션산업의 정의 5

3. 컨벤션산업의 개념 5

4. 호텔 컨벤션산업의 장점 6

5. 호텔 컨벤션산업의 특성 7

제2절 컨벤션서비스 및 상품의 특성 … 9

1. 컨벤션서비스의 특징 9

2. 컨벤션상품의 특징 15

3. 컨벤션서비스의 성공요소 16

Chapter 2 회의의 종류 및 파급효과 … 18

제1절 회의의 종류 … 18

1. 형태별 분류 18

2. 회의의 주체별 분류 21

3. 회의 진행 형태별 분류 22

제2절 국제회의의 효과 … 23

1. 경제적 효과 23

2. 관광산업 효과 27

3. 사회․문화적 효과 32

4. 환경 효과 33

5. 기타 영향 34

Chapter 3 컨벤션산업의 현황 … 36

제1절 외국 컨벤션산업의 현황 … 36

1. 미국 36

2. 유럽 38

3. 일본 38






4. 싱가포르 39

5. 태국 41

6. 홍콩 41

제2절 한국 컨벤션산업의 현황 및 문제점 … 41

1. 한국 호텔컨벤션 사업의 시초 41

2. 한국호텔 컨벤션산업의 문제점 43

제3절 한국 컨벤션산업의 활성화 방안 … 47

1. 정부의 효과적인 지원제도 마련 47

2. 서울 및 지방자치단체별로 컨벤션 전담기관인 CVB 설립 47

3. 컨벤션 유치를 위한 홍보 및 마케팅 활동 강화 48

4. 컨벤션 전담기관과 관련업계간 공동의 체계적인 협력시스템 강화 48

5. 관광지와 연계한 컨벤션센터 건설 및 운영 48

6. 전문적인 회의기획가 양성 49

7. 국제기구 고위직 진출에 대한 지원 49

8. 국제기관과의 공동교육 프로그램 개발 49

9. 패키징을 통한 상품화 50

10. 다양한 행사 유치 50

11. 합리적인 가격구조 조성 51

제4절 관광산업과 컨벤션산업의 관계 … 51

1. 관광산업에서 컨벤션산업이 차지하는 비중 51

2. 컨벤션산업의 기본성격 52

3. 심리적 효과 52

4. 컨벤션산업의 복합성 52

Chapter 4 국제회의의 유치 및 개최 … 53

제1절 국제회의의 유치 … 53

1. 입후보의 조건 53

2. 입후보 표명 55

3. 유치활동 55

4. 준비 위원회(사무국)의 설치 56






5. 국제회의 유치절차 56

제2절 국제회의개최 사전준비 … 57

1. 회의성격 및 취지 파악 57

2. 개회일자 결정 58

3. 지원기관 검토 58

4. 종전회의 경험 반영 59

5. 재정확보 60

6. 요원확보 62

7. 회의참가 홍보활동 강구 62

제3절 유치방식과 과정 … 63

1. 국제기구 특성에 따른 유치 방식 63

2. 국제회의 유치 과정 63

제4절 국제회의 관련사항 … 70

1. 정부관계 기관 협조사항 70

2. 국제회의 참석자의 서열 72

3. 정부 측의 국제회의 참가절차 76

Chapter 5 컨벤션 기획수립 및 계약 체결 … 80

제1절 국제회의 기획 … 80

1. 국제회의 개론 80

2. 유관기관 및 역할 81

3. 국제회의 관련업체 82

4. 국제회의와 동시통역 82

5. 국제회의 참가요령 83

6. 회의목표 설정 83

7. 프로그램 구성 84

8. 등록 / 숙박 / 장소선정 84

9. 인쇄 및 A/V 장비 84

10. 연회식음료 85

11. 전시 프로모션 및 관리 85






12. 수송, 관광 및 홍보 87

13. 의전 90

14. 예산 92

제2절 국제회의 기획의 일반적 흐름 … 92

1. 유치단계 93

2. 기획단계 93

3. 준비 단계 94

4. 실행(현장운영) 단계 95

5. 사후단계 96

제3절 컨벤션계약 체결 시 유의사항 … 97

1. 컨벤션계약 조항 97

2. 국제계약 체결 시 고려사항 99

3. 컨벤션계약의 향후 전망 및 대비책 100

Chapter 6 국제회의 개최 준비 위원회 구성 … 102

제1절 국제회의 개최기획 … 102

1. 공식담당 요원 선정 102

2. 회의명칭 및 주제 결정 103

3. 개최지 선정(Site Selection) 103

4. 공식일정 104

5. 참가예상 인원 104

6. 회의장 선정 104

7. 숙박 장소 선정 105

8. 수송계획 106

제2절 회의개최 준비위원회 구성 … 106

1. 준비위원회 106

2. 사무국 107

3. 분과위원회 108

Chapter 7 분야별 회의준비 및 추진사항 … 112

제1절 홍보 … 112






1. 회의참가 권유 홍보선전 112

2. 국내홍보 113

3. 해외홍보 113

제2절 회의 준비사항 … 114

1. 기자실 운영 114

2. 제작물 및 준비물 114

3. 회의기록 편집 115

제3절 재 무 … 115

1. 운영자금 조달 및 소요재원 확보 115

2. 예산집행 계획수립 116

3. 운영자금 수납관리 및 제경비의 지출 116

4. 물품의 조달 계약 및 출납관리 116

5. 기타재무에 관한 의무 116

제4절 수 송 … 117

1. 항공수송 117

2. 단체수송 117

3. 개별수송 118

4. 화물수송 118

5. 수송대책 118

제5절 숙박 … 120

1. 사용호텔의 결정 및 객실 보호 120

2. 객실통제 121

3. 상담실 운영지원 121

제6절 사교행사 … 122

1. 각종리셉션 실시 122

2. 문화행사 123

3. 스포츠행사 124

4. 커피브레이크 제공 125

제7절 동반자 행사 … 125






1. 동반자행사 프로그램 125

2. 부부 동반자행사 프로그램 준비 126

3. 부인행사 127

4. 편의제공 서비스 128

제8절 등록 … 129

1. 등록 대 설치운영 129

2. 각종표시용 부착물 및 준비물 131

3. 등록용 사무비품 및 문방구 131

제9절 의전영접 … 132

1. 출입국 편의제공 132

2. 환영 및 안내표지물의 설치 132

3. 주요행사 영접 133

제10절 회의 및 회의장 … 133

1. 프로그램 편성 133

2. 개회식 및 제반회의 준비계획 134

3. 각종 회의장 확보 134

4. 회의진행 전문요원 확보 135

5. 문서 처리소 운영 135

제11절 시 설 … 135

1. 통신시설 확보 및 설치 135

2. 기타설비 136

제12절 전 시 … 136

1. 전시관 설치운영 136

2. 전시품 통관 137

제13절 요원확보 및 교육 … 137

1. 요원확보 137

2. 교 육 138

Chapter 8 국제회의장의 종류 및 운영관리 … 139

제1절 국제회의장의 종류 … 139






1. 국제회의 전용회의장 139

2. 컨벤션호텔 139

3. 관광호텔 140

제2절 회의장의 선정 … 141

1. 회의장의 배치 141

2. 소회의장 및 개최준비 위원회 사무실 141

3. 기타 회의실 142

4. 대화 공간 144

5. 식사시설 144

6. 주변시설 144

제3절 회의장 사용계획 … 144

1. 회의장 예약 145

2. 회의준비계획에 따른 회의장 관리 146

3. 회의진행 전문요원 확보 147

4. 문서처리소 운영 147

제4절 회의실 배치 및 테이블 배치 … 147

1. 극장식 배치 147

2. U자형 149

3. E자형 149

4. T자형 149

5. 이사회형 150

6. 링자 형 150

7. 말굽 형 150

8. 고리 형 150

9. 교실 형 151

10. 수직 교실형 151

11. V자교실형 152

12. 원탁테이블 152







Chapter 9 국제회의 조직 운영관리 … 153

제1절 국제회의 전문요원 … 153

1. PCO 153

2. 회의 기획자 158

3. 회의 후원자 159

제2절 국제회의 조직 운영에 관한 기본 영어 … 159

1. 등록에 관한 표현 159

2. 논문 발표자를 위한 문의 데스크 160

3. 등록비 및 지불방법에 관한 표현 163

4. Hotel에 관한 표현 163

5. 공항에 관한 표현 164

Chapter 10 행사의전 및 통역 … 169

제1절 의전 … 169

1. 의전의 개념 169

2. 국기의 게양 169

3. 사교의례 170

4. 의전서열 171

제2절 식탁예절 … 172

1. 식탁예절의 기본 172

2. 초청 176

3. 좌석 배치판 176

4. 식당문화와 예절문화 177

5. 에티켓의 본질 177

6. 적절하고 필요한 언어만을 사용한다. 178

7. 동석자와 즐거운 예절 178

8. 식당 좌석예약의 예절 179

9. 메뉴선택의 예절 179

10. 음료선택의 예절 179

11. 세련된 내프킨 사용의 예절 180






12. 은기물 사용의 예절 180

13. 마지막 요리의 디저트 예절 181

14. 음식의 동반자인 빵의 예절 182

15. 일반적인 에티켓 182

제3절 식음료서비스 종사원의 기본 … 183

1. 기본정신 183

2. 기본자세 185

3. 용모 및 복장 186

4. 보고의 원칙 187

5. 전화 응대 요령 188

제4절 접객서비스 업무 … 191

1. 고객영접 및 안내 요령 191

2. 좌석배정 요령 192

3. 식당예약 업무 192

제5절 통역 … 195

1. 통역의 개념 195

2. 고품질의 동시통역 서비스를 저해하는 요인 196

3. 회의 기획자 유의 사항 197

Chapter 11 전시회 개최 운영관리 … 198

제1절 전시의 이론적 고찰 … 198

1. 전시회의 정의 198

2. 전시회의 분류 199

3. 전시회의 기능 201

4. 전시의 구성요소 202

제2절 쇼 오거나이저의 업무 … 203

1. Show Organizer의 업무 개념 203

2. Show Organizer의 업무 내용 204

제3절 전시마케팅 … 209

1. 홍보 210






2. 광고 211

3. 전시 프로모션 212

4. 전시 기념품 213

5. 부대행사 213

제4절 전시와 컨벤션의 복합화 가능성 … 214

1. 최근의 산업특성 변화 214

2. 전시ㆍ컨벤션, 이벤트의 수렴화 경향 215

3. 전시와 컨벤션의 네트워킹 전략 217

4. 향후 추진 과제 220

제5절 운영관리 … 220

Chapter 12 숙박시설 운영 관리 및 사후관리 … 234

제1절 숙박시설 운영 관리 … 234

1. 국제회의와 숙박시설 234

2. 숙박시설의 운영 관리 235

제2절 국제회의 사후관리 … 239

1. 국제회의 종료 후 사례 239

2. 결산보고 240

3. 회의결과보고서의 작성 240

4. 최종평가 실시 241

5. 조직위원회의 해산 242







PART 2 연회관리



Chapter 1 연회관리의 이해와 개념 … 244

제1절 연회관리 이해 … 244

1. 미래사회와 연회 244

2. 연회의 효용과 과제 245






3. 연회시장의 추세 247

제2절 연회의 개념 … 248

1. 연회의 정의 248

2. 연회서비스의 일반적 개념 251

3. 연회부문의 영역 252

제3절 연회의 특수성과 중요성 … 252

1. 연회의 특수성 252

2. 연회의 중요성 257

3. 연회의 파급효과 259

Chapter 2 연회의 분류 및 연회장 시설 … 261

제1절 연회의 분류 … 261

1. 기능별 분류 261

2. 장소별 분류 261

3. 목적별 분류 261

4. 요리별 분류 262

5. 시간별 분류 262

제2절 연회장 시설 … 263

1. 연회장 설계의 기본 원칙 263

2. 연회장의 법률적 시설 규정 263

Chapter 3 파티행사 … 266

제1절 파티행사의 종류 … 266

1. 테이블 서비스파티 266

2. 칵테일 파티 267

3. 뷔페파티 268

4. 리셉션 파티 271

5. 티파티 272

6. 특정목적의 파티 272








제2절 출장연회 … 274

1. 출장연회 274

2. 옥외파티 274

제3절 임대연회 … 277

1. 전시회 277

2. 국제회의 277

3. 기 타 277

Chapter 4 호텔 연회부문의 조직과 업무흐름 … 278

제1절 식음료영업부문의 조직 … 278

제2절 연회부문의 조직 … 280

제3절 연회부문 조직의 실태 … 283

1. L호텔 연회관련부서 조직 283

2. S호텔 연회관련부서 조직 284

3. SW호텔 연회관련부서 조직 284

4. HT 호텔 연회관련부서 조직 285

제4절 연회의 업무 흐름 … 286

1. 연회 수주 287

2. 세부교섭과 연회의 구성 289

3. 사내업무 및 사외 발주업무 290

4. 연회장 준비 및 연회서비스 290

5. 연회 캐셔에 의한 계산서 작성 291

6. 사후조치와 고객관리 292

Chapter 5 호텔 연회운영의 효율화 방안 … 293

제1절 연회행사에 영향을 미치는 제반요인 … 293

1. 환경요인 293

2. 인적요인 294

3. 물적요인 294

4. 메뉴요인 295

5. 광고 매체 요인 296



제2절 호텔 연회운영의 문제점 … 296

1. 연회시설의 문제점 296

2. 연회 전문인력의 문제점 297

3. 연회행사시 관련부서와의 문제점 299

4. 연회부서 직원 근무환경 300

제3절 호텔연회 활성화 방안 … 300

1. 연회판매촉진 측면의 개선점 300

2. 연회행사의 판매매출증진요소의 개선점 303

3. 연회요원의 근무조건 개선점 304

4. 연회운영의 관리적 측면에 있어서의 개선점 305

5. 새로운 연회상품의 개발 307

Chapter 6 연회예약 … 310

제1절 연회예약의 개념과 중요성 … 310

제2절 연회예약부서 구성원의 업무 … 311

1. 인원구성 311

2. 연회예약 지배인의 업무 312

3. 연회판촉 및 연회예약 업무 313

4. 연회예약 부지배인의 업무 314

5. 연회예약사무원의 업무 315

6. 연회예약 담당의 조건 315

7. 연회 예약담당의 업무 316

제3절 연회코디네이터 … 318

1. 부서간 코오디네이션 318

2. 연회코오디네이터의 업무 320

3. 연회코오디네이터의 체크리스트 321

4. 연회코오디네이터와 연관부서의 업무 325

제4절 연회예약시의 종합정보 … 332

1. 연회행사 과정을 위한 종합기능 332

2. 주차장 333



3. 안내문 333

4. 네임카드 333

5. 헤드 테이블과 강단 333

6. 전시 및 진열 334

7. 등록 및 접수대 334

8. 통제 및 지시사항 334

9. 행사장 장식 335

10. 와인 335

11. 계산 335

12. 행사장 청결 및 정리정돈 335

13. 행사장소 변경이나 취소 336

14. 예약금 영수증 336

15. 음료정책 336

16. 행사장 사용료 337

17. 컨벤션 및 방켓 메뉴 337

18. 메뉴 프린팅 337

19. VIP 보고서 작성 337

20. 시설사항 338

21. 테이블 계획 및 배치도 338

22. 전화응대 338

23. 연회장 안내 340

24. 음식 및 행사장 준비절차 340

25. 행사 후 계산방법 340

26. 연회 예약실 점검표 341

27. 감사의 편지 341

28. 일일 연회예약 현황보고서 342

제5절 연회예약의 접수 절차 … 342

1. 예약에 관한 문의 342

2. 예약접수 순서 343



3. 예약확인서의 작성 345

4. 견적서 작성 345

5. 예약의 취소 345

제6절 연회접수 방법 … 346

1. 판촉에 의한 예약 접수 346

2. 고객의 내방에 의한 예약 접수 346

3. 전화에 의한 접수 347

4. 텔렉스, FAX, 전보, 편지에 의한 예약 접수 347

5. 직원의 소개에 의한 방법 347







부 록




1. 식음료 용어해설 … 350

2. 호텔 용어해설 … 359

3. Convention Standard Practice Instructions … 365




참고문헌 … 376




찾아보기 … 381